Новый порядок ведения кассовых операций

Автономные учреждения, как и другие государственные (муниципальные) учреждения, при оформлении и учете кассовых операций обязаны руководствоваться порядком ведения кассовых операций в РФ, установленным ЦБР (п. 167 Инструкции № 157н ). 1 января 2012 года вступает в силу Положение ЦБР № 373 П определяющее порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБР на территории РФ в целях организации на территории РФ наличного денежного обращения. Об изменениях в порядке ведения кассовых операций автономными учреждениями мы поговорим в этой статье.

Положение ЦБР № 373П распространяется на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением ЦБР), а также на юридических лиц, перешедших на УСНО, на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Получатели бюджетных средств при ведении операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, по выдаче наличных денег руководствуются Положением ЦБР № 373П, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств (п. 1.1 Положения ЦБР № 373П).

Перед тем как перейти к изменениям в порядке ведения кассовых операций, заметим, что на момент выхода журнала Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 (далее – Порядок ведения кассовых операций) никто не отменял. Поскольку Положение ЦБР № 373П распространяется только на кассовые операции банкнотами и монетой ЦБР, следует использовать Порядок кассовых операций при осуществлении операций с иностранной валютой.

Лимит остатка денежной наличности. Как и в Порядке ведения кассовых операций, в Положении ЦБР № 373‑П определено, что автономные учреждения должны хранить наличные денежные средства в кассе в пределах установленного лимита. Однако новацией Положения ЦБР № 373‑П является норма, что устанавливать этот лимит автономное учреждение может самостоятельно. Обращаться при этом в банк, в котором у учреждения открыты счета, не нужно. В соответствии с п. 1.2 Положения ЦБР № 373П для ведения кассовых операций автономное учреждение должно самостоятельно установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Необходимо отметить, что обособленные структурные подразделения автономного учреждения, имеющие собственные лицевые или расчетные счета, также самостоятельно устанавливают себе лимит остатка наличных денег в кассе.

Пунктом 2.5 Положения ЦБР № 14П[1] установлено, что лимит остатка денежных средств в кассе банки должны устанавливать ежегодно. Положение ЦБР № 373‑П аналогичного требования не содержит, точнее, в нем не указано, с какой периодичностью следует пересматривать сумму лимита остатка наличных денег и следует ли это делать вообще. Вместе с тем, по мнению автора, до внесения изменений или отмены Положения № 14‑П лимит остатка денежных средств в кассе следует устанавливать ежегодно.

Порядок расчета лимита остатка наличных денег приведен в приложении к Положению ЦБР № 373‑П. Причем предусмотрены два варианта: для учреждений, имеющих поступления в кассу наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, и для учреждений, у которых такие поступления отсутствуют.

Рассмотрим пример расчета лимита остатка наличных денег.

Автономное учреждение не имеет поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе на 2012 г. взят расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег с 1 по 31 декабря 2011 г. (22 рабочих дня). Объем выдач наличных денег (за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам) за расчетный период составил 88 000 руб. Период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег составил 5 рабочих дней.

Рассчитаем сумму лимита остатка наличных денег: 88 000 руб. / 22 раб. дн. х
5 раб. дн. = 20 000 руб.

Рассчитанная сумма лимита остатка наличных денег в кассе должна быть утверждена приказом или распоряжением руководителя автономного учреждения.

Несмотря на то что сумму лимита остатка наличных денег в кассе автономное учреждение устанавливает самостоятельно, несоблюдение лимита продолжает признаваться административным правонарушением. Напомним, что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения – одно из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц – в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
  • на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Как и ранее, накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается исключительно в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем автономного учреждения и указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

В Положении ЦБР № 373П установлен срок выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам – пять рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты), а не три, как было предусмотрено Порядком ведения кассовых операций (п. 4.6 Положения ЦБР № 373П). Таким образом, сверх установленного учреждением лимита можно хранить наличные деньги исключительно в сумме, предназначенной для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий, и не более пяти рабочих дней.

Организация ведения кассовых операций. Как и ранее,кассовые операции должен осуществлять кассовый или иной работник учреждения (кассир), для которого установлены соответствующие должностные права и обязанности. Работник должен ознакомиться с ними под роспись. Заметим, что в отличие от Порядка ведения кассовых операций Положение ЦБР № 373‑П не содержит требования о письменном ознакомлении кассира с должностными правами и обязанностями, а также о заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Вместе с тем в соответствии со ст. 244 ТК РФ с лицами, непосредственно связанными с обслуживанием денежных или товарных ценностей, работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также их типовые формы утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 №  85 «Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности». В указанный перечень, в частности, включены и кассиры.

Лицо, осуществляющее кассовые операции, должно быть обеспечено образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, а также печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции. Напомним, что Порядок ведения кассовых операций содержал требование о погашении документов, приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам, штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Поскольку Положение ЦБР № 373П не содержит требований к содержанию указанного штампа, по мнению автора, учреждению при выдаче денег из кассы целесообразно использовать имеющийся штамп «Оплачено», а при поступлении денег в кассу – штамп «Получено» с указанием даты (число, месяц, год). Напомним, что требование о наличии в учреждении такого штампа было установлено еще п. 112 Инструкции № 107н[2],многие учреждения используют его до сих пор.

Согласно п. 167 Инструкции № 157н прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности, утвержденным в порядке, предусмотренном законодательством РФ (например, по квитанции формы 0504510 и приходным кассовым ордерам формы 0310001). При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам вместо индивидуальных расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Выдача заработной платы, пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, премий и стипендий производится из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, заверенным руководителем организации и главным бухгалтером.

В кассовых документах должно быть указано основание для их оформления и перечислены прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета и др.). Как и ранее, внесение исправлений в кассовые документы не допускается. Аналогичное положение содержится в п. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Вместе с тем заметим, что в Положении ЦБР№ 373П в отличие от Порядка ведения кассовых операций отсутствует требование о недопущении в указанных документах подчисток и помарок.

Для учета поступающих в кассу наличных денег учреждение должно вести кассовую книгу. Вместе с тем требование о наличии в учреждении только одной кассовой книги в Положении ЦБР № 373П отсутствует, причем, например, в п. 2.5 Положения ЦБР № 373П прямо сказано о возможности наличия своей кассовой книги у каждого обособленного подразделения учреждения.

В указанном пункте установлена возможность оформления кассовых документов, кассовой книги, а также книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. Документы, составляемые с применением технических средств, должны распечатываться на бумажном носителе, причем лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. Нумерация листов кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Надпись о количестве листов кассовой книги заверяется руководителем и главным бухгалтером и скрепляется оттиском печати учреждения. Заметим, что архаичное требование об опечатывании кассовой книги сургучной или мастичной печатью в Положении ЦБР № 373П отсутствует. Напомним, что согласно Порядку ведения кассовых операций при опечатывании книги мастичной печатью использовались клей на основе жидкого стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Конторский», «Жидкое стекло»), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати должна была смазываться с двух сторон клеем, а после опечатывания книги наносился еще один слой клея.

Еще одним из новшеств Положения ЦБР № 373П является детальный порядок приема и выдачи наличных денег из кассы. Так, согласно п. 3.2 Положения ЦБР № 373П наличные деньги должны приниматься кассиром полистным, поштучным пересчетом и таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира. В случае если сумма наличных денег, указанная в приходном кассовом ордере, не соответствует вносимой сумме, кассир должен предложить вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвратить излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму, а приходный кассовый ордер перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю для оформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

Требования к технической укрепленности помещения кассы. В Положении ЦБР № 373П отсутствуют требования к технической укрепленности кассы. Согласно п. 1.2 Положения ЦБР № 373П руководитель автономного учреждения должен определить место, где будут совершаться кассовые операции. Напомним, что ранее за несоблюдение указанных требований учреждение могло быть привлечено к административной ответственности по ст. 15.1
КоАП РФ.

Прочие изменения. Положение ЦБР № 373П не содержит следующие нормы:

  • обязательность проведения внезапных и плановых ревизий кассы. Напомним, что внеплановая инвентаризация должна проводиться в сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассиров (п. 37 Порядка ведения кассовых операций). Кроме того, согласно п. 30 Порядка ведения кассовых операций комиссией, назначаемой руководителем учреждения, должна осуществляться проверка наличия учтенных дубликатов ключей от кассы. Указанная проверка должна была проводиться не реже одного раза в квартал;
  • требование о том, что все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях – в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня должны закрываться ключом и опечатываться печатью кассира. Ключи и печати должны храниться у кассиров. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий;
  • обязанность банков по контролю за ведением кассовых операций. Напомним, что в п. 41 Порядка ведения кассовых операций было указано, что проверки организаций бюджетной сферы должны осуществлять соответствующие финансовые органы. Из вышесказанного не ясно, будут ли теперь банки проверять кассовую дисциплину;
  • требование о целевом использовании средств. Напомним, что согласно п. 4 Порядка ведения кассовых операций наличные деньги, полученные учреждениями в банке, должны расходоваться на цели, указанные в корешках чековых книжек;
  • запрет на хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих учреждению.
-->